GESTÃO FINANCEIRA & PLANEJAMENTO

NOSSO OBJETIVO É ORGANIZAR AS INFORMAÇÕES FINANCEIRAS PARA QUE ESTEJAM CLARAS E VISÍVEIS PARA TOMADA DE DECISÕES.

Mês: março 2021

A Importância da Classificação de Receitas e Despesas no Negócio

A base da gestão financeira de qualquer negócio é a classificação de receitas e despesas, no entanto, muitos ainda fazem o lançamento de forma incorreta.

E isso é fundamental para garantir a própria saúde financeira da empresa, ajudar na tomada de decisões, pensar em outras estratégias, tudo com o objetivo de trazer mais resultados e lucratividade.

Se você está abrindo um negócio agora, ou mesmo se já tem um, vale a pena dar uma olhada nas dicas que preparamos, e assim, vai entender tudo o que precisa saber sobre classificação de receitas e despesas.

Receitas X Despesas: entenda as diferenças

Antes de falar na classificação propriamente dita, é importante ter uma ideia mais clara do que são receitas e despesas, pois assim vai ficar mais fácil na hora de você colocar em prática.

Então, como o nome já sugere, receita é o que entra na empresa, seja pela venda de produtos, serviços, enfim, o valor que a empresa recebe de acordo com a sua atividade.

No entanto, é preciso fazer o cálculo correto, caso contrário, o gestor fica sem saber qual é o lucro exato.

Para você entender melhor, existem vários tipos de receitas, e as principais são:

  • Receita bruta: é todo o valor recebido da venda de produtos ou serviços;
  • Receita líquida: é a receita bruta já tirando os impostos, descontos, etc.

Por outro lado, despesas se referem àquilo que sai para que o negócio funcione.

Por exemplo, aluguel, folha de pagamento, contas de luz, telefone, impostos, além de despesas eventuais, que não estão previstas no planejamento financeiro.

Portanto, é essencial para uma gestão financeira eficaz que você saiba quanto tem que pagar e quanto vai receber.

E mais do que isso, conhecer em detalhes de onde vem o dinheiro e para onde ele vai.

Só assim é possível conhecer a realidade financeira do negócio e pensar em estratégias para promover seu crescimento e lucratividade.

Como fazer o lançamento correto?

Para fazer o lançamento correto, é indispensável fazer um levantamento de todos os setores da empresa, isto é, as receitas, custos e despesas de cada um.

Os custos se referem às saídas relacionadas com a produção, seja matéria-prima, mão de obra, compra de um determinado equipamento, etc.

Quando você consegu separar uma despesa de um custo de produção, por exemplo, você consegue avaliar se vale a pena ou não produzir aquele determinado produto.

No que se refere às contas contábeis, o lançamento deve ser feito assim:

  • Ativos: bens e créditos da empresa, como máquinas, ativos financeiros, imóvel, etc.;
  • Passivos: deveres e obrigações, como empréstimos, financiamentos, pagamento de fornecedores, entre outros;
  • Receitas: valores recebidos, por exemplo, venda de produtos, juros recebidos;
  • Despesas: tudo o que sai, como folha salarial, pagamento de terceiros, compra de matéria-prima.

Ao fazer esse lançamento, permite ao gestor uma melhor análise de toda a situação, o que auxilia na elaboração de um plano de contas mais eficaz.

Quais os impactos para o negócio

Você sabia que muitas empresas que acabaram fechando suas portas foi porque não classificaram suas receitas e despesas?

Ou seja, a falta de organização financeira.

É fundamental acompanhar de perto os custos, projetar a margem de lucro, pensar em investimentos, enfim, tudo para gerar mais lucratividade.

E isso você só consegue sabendo quais são as receitas e despesas.

O objetivo de qualquer negócio é o lucro, o qual é obtido através da seguinte equação: Receita – Despesa = Lucro.

Só que o resultado dessa conta pode ser negativo, o que significa prejuízo. E se a situação não for contornada a tempo, isso pode levar inclusive ao fechamento da empresa.

Dicas para fazer classificação de receitas e despesas

Para facilitar o seu trabalho, separamos aqui algumas dicas para fazer a classificação de receitas e despesas:

1.Organização das receitas e despesas

O primeiro passo é separar as receitas e despesas, que pode ser feito por meio de uma planilha do Excel, um software específico ou até mesmo um caderno.

Na verdade, isso pode variar de gestor para gestor, mas a ideia aqui é que todos esses lançamentos sejam registrados.

Hoje, existem muitos softwares de gestão financeira que otimizam todo esse trabalho, o que facilita muito a visualização e consequentemente, a tomada de decisão.

2.Fazendo o controle diário

É importante fazer o registro de todas as receitas e despesas regularmente, sendo o ideal é fazer todos os dias.

Por exemplo, todas as transações bancárias diárias, como saques, transferências e depósitos recebidos.

Ou seja, todas as entradas e saídas para aquele determinado dia.

No final, você terá o resultado de todas as movimentações diárias e o que entrou e saiu em um período X.

3.Classificando as receitas e despesas

Você já viu acima a diferença entre receitas e despesas, mas vale a pena relembrar, e ainda vamos incluir outros dados nessa classificação:

  • Receitas: venda de produtos ou serviços, juros com aplicações, etc.;
  • Custos: custos com matéria-prima, equipamentos, por exxemplo;
  • Despesas: aluguel, conta de telefone, tarifas bancárias, etc;
  • Gastos não operacionais: não estão previstos no orçamento, mas necessários à continuidade das atividades, como o conserto de uma máquina;
  • Investimentos: é algo que poderá trazer um retorno futuro para o negócio, por exemplo, um equipamento mais moderno.

Com essas dicas, você consegue categorizar melhor todos esses itens, sempre pensando em promover a sustentabilidade do negócio.

Por que é importante fazer essa classificação?

Principalmente para saber que decisão tomar quando algo sair do que previsto no seu planejamento financeiro.

Dessa forma, é possível monitorar o fluxo de caixa e adotar estratégias de forma a garantir a sustentabilidade do negócio.

Lembrando que a chave da gestão financeira está em acompanhar as entradas e saídas.

Com base nessa classificação, o gestor é capaz de definir o capital de giro, programar pagamentos e recebimentos, reduzir despesas, e assim permitir a sobrevivência do negócio.

Além disso, ao organizar e classificar cada uma das receitas e despesas, o gestor consegue administrar melhor os recursos da empresa, a fim de maximizar os lucros do negócio e otimizar os gastos.

Gestão Financeira: Por que fazer na minha empresa?

Antes de mais nada, a gestão financeira é algo indispensável para qualquer tipo de empresa, independente do tamanho e segmento.

Isso porque é através dela que o gestor é capaz de analisar todas as operações financeiras e direcionar os recursos de uma maneira mais assertiva.

E talvez seja esse um dos principais desafios enfrentados pelos empreendedores, uma vez que um gerenciamento eficaz é o que garante a sobrevivência do negócio.

Além disso, permite ter uma ideia melhor dos gastos desnecessários e que podem ser reduzidos, o que pode acabar impactando nos resultados esperados.

São muitos aspectos envolvidos na gestão financeira e é justamente sobre isso que vamos abordar aqui: desde entender o que é até dicas de como fazer uma boa gestão na sua empresa.

O que é gestão financeira?

Basicamente, gestão financeira se refere a todos os aspectos relacionados ao planejamento, gerenciamento, análise das finanças, até estratégias de investimento de recursos.

Ou seja, usa ferramentas para coletar dados, planejar as finanças, definir objetivos e acompanhar os resultados.

Na verdade, engloba uma série de fatores, sempre visando a manutenção da saúde financeira da empresa.

Por que é importante?

Talvez até sua empresa esteja batendo todas as metas e vendendo muito, no entanto, os resultados que você tinha previsto simplesmente não acontecem.

É bem provável então que não esteja fazendo a gestão financeira da maneira certa, e não esteja visualizando qual é a real situação financeira.

Com o passar do tempo, se todas as questões não forem equacionadas, os prejuízos podem ser até mesmo irreparáveis, como dívidas crescentes, juros por atraso de pagamento, e inclusive, a falência.

Conseguiu entender porque a gestão financeira é tão importante e fundamental para a viabilidade do negócio e seu crescimento?

O ideal é que um profissional seja responsável por todo esse processo, que entenda como planejar as atividades financeiras, onde investir, ter o controle de todas as contas, enfim, toda a gestão dos recursos financeiros.

Dicas de como fazer uma gestão financeira eficaz

Como já foi dito, a gestão financeira é a responsável por manter a sustentabilidade da empresa, e é um conjunto de ações.

Apenas para você entender mais em detalhes, separamos aqui um passo a passo de como fazer um gerenciamento eficaz das finanças da sua empresa:

#1 Fluxo de caixa

A primeira etapa da gestão financeira é o controle do fluxo de caixa, que nada mais é do que registrar e acompanhar as receitas e despesas.

Dessa forma, você tem uma visão mais ampla de quais são os principais gastos, o que gera mais lucro, e quais os investimentos necessários para que a empresa funcione da melhor maneira (em termos financeiros).

Vale lembrar que não basta acompanhar o que entra e o que sai, é necessário fazer projeções a curto, médio e longo prazo.

Com base nessas informações, permite ao gestor avaliar o que pode ser cortado, qual setor merece mais atenção, e claro, auxiliar na tomada de decisões.

#2 Análise e controle de contas a pagar e a receber

O controle de contas a pagar e a receber é para garantir que os prazos sejam cumpridos, sempre com a finalidade de não impactar o caixa da empresa.

Alguns gestores usam planilhas no Excel, mas saiba que existem softwares voltados especificamente para gestão financeira, e facilita muito o trabalho, pois integra todos os processos de uma forma otimizada.

#3 Fazer um planejamento financeiro

Não tem como pensar em gestão financeira sem planejamento financeiro, seja para conhecer a real situação da empresa, como para planejar futuros investimentos.

É importante também definir metas a curto, médio e longo prazo, onde o planejamento financeiro vai ser pautado em estratégias para alcançar essas metas.

Claro que vai ser necessário fazer um acompanhamento de perto de todas as ações, principalmente para observar o que não está funcionando.

Quando estiver fazendo esse planejamento, é preciso também planejar a questão de pagamento de impostos e estar atento à parte contábil.

#4 Investimentos

Nesse momento, o gestor, também com base em todas as informações coletadas nas etapas anteriores, vai analisar a possibilidade ou não de investimentos.

Seja na compra de uma máquina, contratação de um profissional mais qualificado, enfim, em coisas que podem gerar mais lucro.

Seguindo esse passo a passo, vai ser possível identificar os gargalos e buscar meios para contornar a situação.

#5 Plano de contas

Basicamente é você categorizar as receitas e despesas, pois isso permite ver em detalhes o que está acontecendo.

Por exemplo, impostos, folha salarial, pró-labore, etc.

No entanto, é normal cometer alguns erros, principalmente se você está começando o seu negócio agora.

#6 Invista em um software

Mais e mais empresas têm optado por usar um software específico para gestão financeira, pois otimiza muito os processos.

Não apenas agiliza, assim como ganho de tempo, maior produtividade e claro, melhores resultados.

Do ponto de vista do gestor, vai ajudá-lo em todo o seu trabalho, e vai ter mais tempo para se dedicar em ações importantes para a empresa.

Com essas dicas, vai ser mais fácil colocar em prática a gestão financeira, de forma a estar alinhada com os objetivos que traçou.

Quais os erros mais frequentes?

Existem alguns erros básicos que muitos empreendedores cometem, e provavelmente isso pode comprometer negativamente a saúde financeira da empresa.

E quais seriam esses erros?

  • Não lançar as contas a pagar e a receber, ou seja, as entradas e saídas;
  • Não acompanhar diariamente o fluxo de caixa;
  • Não reservar um montante para capital de giro e investimento;
  • Não definir metas;
  • Misturar finanças da empresa com finanças pessoais;
  • Não estipular pró-labore

Por exemplo, por conta da pandemia do Covid-19, muitas empresas acabaram fechando suas portas justamente porque não haviam feito uma reserva de emergência, o que também é um erro.

Quando se trata de gestão financeira, é preciso analisar os custos, planejar o orçamento, controlar o fluxo de caixa de perto, de forma a melhorar os resultados e valorizar a empresa.

Logo, a gestão financeira é o pilar de todas as atividades, com o objetivo de aumentar a produtividade e consequentemente, tornar a empresa lucrativa.

Qual a Diferença de Plano de Contas e Centro de Custos

Em primeiro lugar, a chave para o sucesso de qualquer negócio está diretamente ligada à boa gestão financeira e claro, um planejamento bem estruturado.

E é aqui que entram duas ferramentas indispensáveis para qualquer empresa: o plano de contas e o centro de custos.

Embora sejam diferentes, são complementares, isto é, andam lado a lado.

Se você tem uma empresa, já deve conhecer e até mesmo aplicar no seu dia a dia, mas será que está fazendo corretamente? Está analisando todos os dados e não está se esquecendo de nada?

É justamente por isso que preparamos esse material, para que você entenda melhor os conceitos, como elaborar e assim, vai perceber a importância dessas ferramentas para a sua empresa.

O que é plano de contas?

De uma forma bem simples: o plano de contas é a lista de todas as contas que uma empresa possui, mas também inclui:

  • Contas a pagar e receber;
  • Folha salarial;
  • Impostos e taxas;
  • Serviços contábeis.

Ao examinar todas essas contas, o gestor consegue entender de forma mais clara as receitas e despesas, ou seja, a saúde financeira da empresa.

Com base no plano de contas, é possível ver quais despesas podem ser cortadas, quais melhorias podem ser feitas, etc.

Geralmente, é criado por um contador, mas nada impede que possa ser feito pelo setor financeiro da empresa ou pelo próprio dono.

A principal finalidade em elaborar um plano de contas é registrar todas as movimentações financeiras, patrimoniais e econômicas.

Confira, a seguir, quais os tipos de planos de contas mais usados pelas empresas.

Conheça os tipos de planos de contas

Apenas lembrando que o plano de contas é utilizado para categorizar as contas de uma organização.

Geralmente, existem dois planos mais usados: o plano de contas contábil e o plano de contas gerencial. Veja, agora, as características de cada um.

Plano de contas contábil

Como o nome já indica, precisa seguir as regras de Contabilidade. Por isso, existe um padrão, onde todos os dados são obtidos a partir de demonstrações contábeis.

Por exemplo, Demonstração do Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.

Plano de contas gerencial

Já o plano de contas gerencial é criado de acordo com a estrutura de cada empresa.

Ajuda no momento de gerar relatórios financeiros, auxiliando na tomada de decisões.

Saiba que existem softwares que integram os dois planos de conta, o que otimiza muito os processos internos.

O que é centro de custos?

Basicamente, o principal objetivo do centro de custos é ter uma visão mais ampla das finanças da sua empresa, ajudando a entender o papel de cada setor nas receitas e despesas.

Além disso, facilita na tomada de decisão, principalmente no que se refere a corte de custos e investimentos em áreas com maior probabilidade de gerar lucro.

Então, é como se a empresa fosse repartida em partes, que seriam os centros, onde cada um tem seu próprio controle financeiro.

Vamos supor que a sua empresa produza calçados. Por exemplo, você poderia dividir em três centros: produção, vendas e marketing.

É claro que a quantidade de centros de custos vai depender do tamanho da empresa, e cabe ao gestor avaliar os dados de cada um a  fim de gerenciar melhor as finanças.

Ao setoriar a empresa, é possível visualizar melhor quais áreas podem ter despesas cortadas e quais precisam de mais investimento.

Centros de custo produtivo e não produtivo

Antes de saber como usar, é preciso entender que existem dois tipos de centro de custos: produtivo e não produtivo.

Os centros de custo produtivo são aqueles que estão diretamente ligados à entrada de recursos em uma empresa.

Um exemplo é o setor de vendas, pois influencia diretamente a geração de lucro.

Por outro lado, os centros de custo não produtivo, também chamados de indiretos, estão associados à área administrativa e de gestão, como o setor financeiro, de comunicação ou o jurídico.

Não geram lucro, mas é o que garante o funcionamento de toda a estrutura.

Como usar o centro de custos?

Você já percebeu como é importante implementar o centro de custos em uma empresa, pois você consegue avaliar quais gastos e receitas de cada setor, e a partir dos dados, traçar estratégias para investir de uma forma mais assertiva.

Então, separamos aqui um passo a passo para usar o centro de custos:

  • Separar a empresa por setores;
  • Listar todas as receitas e despesas de cada centro de custo;
  • Determinar quais gastam mais e quais geram lucro;
  • Distribuir as despesas e receitas entre os diversos centros.

Na verdade, alguns empreendedores sentem um pouco de dificuldade em estruturar os centros de custo, e existem alguns softwares que podem ajudar bastante.

Isso porque permite integrar as informações de todos os departamentos, que além de otimizar os processos, é prático e seguro.

Conheça as vantagens de elaborar o centro de custos

Se você ainda está em dúvida se vale ou não a pena adotar o centro de custos no seu negócio, veja algumas vantagens:

  • Empresa mais saudável financeiramente, uma vez que os setores desempenham suas funções adequadamente, refletindo em uma maior produtividade e lucratividade;
  • Distribuição mais racional dos investimentos;
  • Permite tomada de decisões a partir de informações confiáveis e concretas;
  • Análise financeira mais fácil, justamente por conta de cada centro de custo gerar seus próprios relatórios;
  • Resolução mais rápida de problemas, com base na avaliação dos gastos e receitas;
  • Cada setor é responsável por sua área, ou seja, cabe ao gestor de cada setor o andamento e controle das finanças.

Portanto, são muitos fatores que devem ser levados em consideração, e certamente, são muito vantajosos, independentemente do tamanho da empresa.

Por que o plano de contas e os centros de custos podem e devem ser usados em conjunto?

Principalmente por promover uma gestão financeira mais organizada, e integrados garantem a sustentabilidade financeira da empresa.

Enquanto o plano de contas apresenta uma visão mais ampla das receitas e despesas, o centro de custo permite um controle financeiro para cada setor da empresa.

E o ideal, realmente, é usar os dois!

Fluxo de Caixa: Entradas e Saídas Financeiras

Em primeiro lugar, o fluxo de caixa é um dos pilares da gestão financeira de uma empresa, independentemente do segmento ou tamanho.

Isso porque é fundamental manter o controle entre as entradas e saídas, que permite ter uma visão detalhada da real situação financeira, e assim, direcionar melhor as tomadas de decisão.

Hoje em dia, ficou muito mais fácil fazer esses registros, inclusive existem vários softwares disponíveis que facilitam muito a organização das receitas e despesas.

Infelizmente, alguns empreendedores ainda não dão a devida importância a esse movimento financeiro, e é bem provável que estejam passando por alguns problema.

Portanto, vamos mostrar aqui qual a importância do fluxo de caixa, os tipos, para que serve e algumas dicas para fazer o seu.

Qual a importância do fluxo de caixa?

Antes de entender qual é a importância do fluxo de caixa, o que significa na prática?

É o registro das entradas e saídas financeiras, ou seja, todas as receitas e gastos em um determinado período.

E por que é importante?

Porque com base nesses registros, os gestores conseguem avaliar a real situação financeira da empresa, a viabilidade de investimentos, quais custos podem e devem ser reduzidos.

Há quem pense que a importância do fluxo de caixa se limita apenas a ter um maior controle das contas a pagar e receber, mais vai além.

Ajuda bastante no momento de planejar a gestão financeira futura, ou seja, pensar em estratégias para manter a saúde financeira da empresa.

E a partir do momento em que haja um maior controle, é bem provável que sobre mais dinheiro para investir, seja na contratação de funcionários, compra de equipamentos, ou até mesmo fazer algum tipo de aplicação.

Conheça os tipos de fluxo de caixa

Existem vários tipos de fluxo de caixa, desde para empresas menores até para quem tem uma maior movimentação financeira.

Veja quais os mais usados:

1.Fluxo de caixa simples

É indicado para empresas que não têm uma movimentação muito grande, inclusive pode ser usado para auxiliar no planejamento financeiro pessoal.

Resumidamente, você consegue registrar as entradas e saídas e visualizar contas a pagar e recebimentos.

2.Fluxo de caixa operacional

Nesse caso, é feito um levantamento de todos os gastos e receitas operacionais, isto é, todas as movimentações financeiras para garantir o funcionamento da empresa.

Por exemplo, pagamento de funcionários e compra de estoque.

Apenas lembrando que nesse tipo, não se registra investimentos nem as despesas com pagamento de taxas e impostos.

3.Fluxo de caixa livre

Tem a finalidade de avaliar a capacidade de gerar capital, projetando o saldo a curto, médio e longo prazo.

Dependendo do tipo de empresa, é aconselhável trabalhar com uma projeção mais curta e outra mais distante.

4.Fluxo de caixa direto

É um dos modelos mais usados, onde são registrados os recebimentos e pagamentos brutos, isto é, antes dos descontos.

Tem o diferencial por separar as movimentações por categorias, o que ajuda muito o gestor a ter uma visão mais ampla da saúde financeira, o que também direciona para uma melhor tomada de decisão.

5.Fluxo de caixa indireto

Já no fluxo de caixa indireto, a análise é feita com base no lucro ou prejuízo, de acordo com o DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício.

É chamado de indireto porque são fatores que interferem nos lucros, e não no caixa em si.

6.Fluxo de caixa projetado

Como o nome já diz, refere-se a uma projeção do negócio, e com base nas entradas e saídas, o gestor é capaz de fazer estimativas para o futuro.

Ajuda bastante no planejamento de pagamentos, identificar riscos e já se antecipar, planejar investimentos, etc.

Para que serve?

Basicamente, o fluxo de caixa serve para organizar as finanças, mas uma empresa só saberá se está ou não financeiramente saudável se fizer um controle de todo o dinheiro que sai e entra.

Além disso, ao acompanhar todas as movimentações, já tem uma ideia do que está acontecendo e se necessário, tomar decisões mais assertivas.

Muitas empresas que não contam com um fluxo de caixa, correm o sério risco de fechar suas portas, uma vez que não sabem nem quanto têm de saldo nem de capital de giro, que é essencial para manter a sobrevivência da empresa.

Veja outras utilidades:

  • Ajuda a decidir sobre a necessidade de contratar crédito para capital de giro;
  • Permite projetar a longo prazo, e assim, planejar melhor os pagamentos e recebimentos;
  • Melhora o monitoramento de recebimentos;
  • Comparar o desempenho da empresa em um determinado período.

Essas são apenas algumas utilidades do fluxo de caixa, sendo seu objetivo principal promover a saúde financeira da empresa, o que se reflete em maiores rendimentos e possibilidade de crescimento.

Dicas para montar um fluxo de caixa

Montar um fluxo de caixa é muito mais fácil do que você pode imaginar, mas a chave é ter disciplina para registrar diariamente todas as transações.

Então, confira algumas dicas para você montar o seu:

1.Registrar todas as entradas e saídas

Esse registro é o que vai garantir um fluxo de caixa eficaz, e lembrando que todas as despesas devem ser anotadas, inclusive o cafezinho na padaria.

Se é a primeira vez que você está fazendo, pode ser feito em um caderno, mas a dica é criar uma planilha no computador, pois fica mais organizado.

2.Detalhe as movimentações

Facilita muito detalhas as movimentações, pois assim você visualiza melhor para onde está indo o dinheiro, por exemplo:

  • Folha salarial;
  • Aluguel;
  • Água, luz, telefone, internet;
  • Compra de matéria-prima;
  • Gastos com limpeza;
  • Pagamento de impostos.

Dependendo do setor, é preciso registrar se os pagamentos são feitos em dinheiro, cartão de débito, crédito ou boleto.

3.Acompanhe diariamente

Não adianta montar um fluxo de caixa se você só verifica uma vez por semana.

É importante o acompanhamento diário, inclusive não se esquecer de registrar todos os dias.

Reserve uma hora do seu dia para fazer esse monitoramento e registro.

4.Use uma planilha ou software

Hoje, no mercado, você encontra vários softwares de fluxo de caixa, que facilitam muito o trabalho, pois são bem específicos.

Existem também as planilhas de Excel, onde é possível categorizar os gastos e receitas.

É importante escolher uma ferramenta que atenda às necessidades da sua empresa e que otimizem todo o processo.

Agora, para garantir uma boa gestão de fluxo de caixa, defina os resultados que você deseja alcançar, pois assim poderá direcionar suas ações para chegar aos resultados que deseja.